スタッフのシフト希望、毎月期日までに集めたり、集計して表にして…と、手間が多いと感じていませんか?

この作業をもっとスムーズにできるのが Googleフォーム。
サンプルフォームをコピーして作成し、スタッフにURLをLINEで送るだけ。スタッフはいつでもどこからでもスマホから入力でき、管理者側はスプレッドシートでリアルタイムに結果を確認できます。

今回は、Googleフォームで「シフト希望フォーム」を作成する手順をご紹介します。
テンプレートを少し編集するだけでできるので、ぜひ試してみてください。

Googleフォームって何？

Googleフォームとは、Googleアカウントがあれば誰でも利用できる無料のアンケート・フォーム作成ツールです。

Googleフォームの主な特徴

• 無料で利用可能
• オンラインでフォームを作成・編集
• 申込フォーム、アンケート、クイズなどさまざまな用途に対応
• リアルタイムで回答を確認可能

簡単にアクセスでき、誰でも手軽に作成可能。今、どんな回答が届いているのか、リアルタイムでの回答を確認することもできます。

用意するもの

• Googleアカウント
  
• Googleフォーム（無料で利用可能）
  

これだけでスタート可能です！

シフト希望提出フォームを作成しよう！

テンプレートをコピーして必要な部分を書き換えるだけで、すぐに使えるシフト希望提出フォームが作成できます。

ステップ1：Googleフォームをコピー

（１）下記のリンクをクリック

ステップ2：Googleフォームのタイトル・名前・説明を編集

以下の3つを自社用に変更します。

1. Googleフォームのタイトル
2. Googleフォームの名前
3. Googleフォームの説明

ステップ3：日付・シフトパターンを変更

「質問」の設問項目をクリックして、

• 左（行）＝営業日に合わせた日付
• 右（列）＝シフトパターン（朝／昼 など）

に書き換えます。

こんな感じのフォームができます
↓　

ステップ4：Googleフォームを公開・リンクを取得

Googleフォームは作成しただけでは利用できません。必ず「公開」設定を行いましょう。

ステップ5：スプレッドシートに連携

回答内容をリアルタイムで確認するために、スプレッドシートと連携します。この作業をすることで、紙に書き写す必要がなくなります。

下記のようなスプレッドシートが作成され、回答がリアルタイムでスプレッドシートに反映されます。

ステップ6：Googleフォームのリンクを共有

作成したGoogleフォームはURLをコピーしてLINEやメールでスタッフに送信できます。

コピーしたリンクをそのまま送ればOKです。

繰り返し使えるフォームに

今回作成したフォームは1回分のシフト収集用ですが、一度作成すればコピーして使い回せます。

「シフト希望集めに時間がかかっている…」と感じている方は、ぜひ試してみてください。

カスタマイズすれば、こんな使い方も！

シフト希望以外にも、グリッド形式を活かして下記のように応用できます。

• 会議日程調整フォーム
  （日付・時間帯 × 参加可／参加不可／調整可能）
• 備品の利用申請フォーム
  （日付 × 備品名）
• 研修受講希望フォーム
  （候補日 × 研修タイトル）
• イベントスタッフの募集／配置希望フォーム
  （日付・時間帯 × 役割）
• お客様の来店予約フォーム
  （日付 × 時間帯）

テンプレートを少しカスタマイズするだけでできるので、業務効率化にぜひ活用ください！