社内で会議の日程を決めるたびに、メンバーへ「いつ空いていますか？」と確認していませんか？

Outlookをお使いの方は、Outlookカレンダー(予定表)を活用すれば、数名で予定を共有し、空き時間を見比べられます。

Windowsの初期設定で使う個人用Microsoftアカウントでも、Outlook.comの予定表共有を始められます。この記事では、パソコンでの操作を中心に、無料版と法人向けMicrosoft 365の違いまで解説します。

1. まず確認：WindowsのアカウントとOutlookのカレンダー（予定表）

WindowsにサインインするMicrosoftアカウントと、Outlookで利用しているメールアカウントは必ずしも同じではありません。まずはご自身のアカウントでWeb版Outlookカレンダー（予定表） https://outlook.live.com/calendar/ が開けるか確認してください！

また、Outlookのカレンダー(予定表)は「個人向け」と「法人向け」で使える機能が異なります。以下の違いをご確認ください。

無料（個人向け）と企業・法人向けの違い

項目・やりたいこと	個人用 (Outlook.com / 無料など)	法人用 (Exchange Online)	具体的な違い・実際の使用シーン
カレンダー（予定表）の共有・編集許可	◯	◯	相手に予定を見せたり、書き込んでもらう基本機能はどちらも可能
複数のカレンダー（予定表）を表示	◯	◯	自分と他者のカレンダー(予定表)を、画面上で並べたり重ねたりして確認できます
相手の空き時間を自動検索	△	◯	・個人用：個別設定が必要 ・法人用：社内メンバー全体で「全員の空き時間」を自動で見つけることが可能
代理人機能	✕	◯	・個人用：正式な機能としてはなし ・法人用：他者の代わりに会議通知や出欠返答を「〇〇の代理」として正式に送信可能
会議室・社用車の予約	✕	◯	会議の案内を送るときに「第1会議室」や「社用車」を参加者と同じように追加して、同時に空き状況の確認と部屋の予約ができる
社内アドレス帳 （社員一覧）	✕	◯	・個人用：各自で登録が必要 ・法人用：全社で自動共有

※法人用の一部の便利な機能は、Microsoft 365などの有料プランを契約していても、メールアドレスを「Xserver」や「お名前.com」などの他社サーバーから受信している状態では、これらの便利な機能は使えません。メールの受信そのものを、正式にMicrosoftのサーバーに切り替える初期設定(DNSの変更)を行っている必要があります。

2. 無料のOutlookカレンダー（予定表）を共有する手順

ここからは個人用Microsoftアカウントを使うOutlook.com（ブラウザ版）で説明します。画面名称は更新により変わる場合があります。

共有する人の操作

１．パソコンのブラウザで https://outlook.live.com/calendar/ を開き、サインイン

２．予定表画面で「共有」または「共有とアクセス許可」を開き、共有するカレンダー(予定表)を選択

３．共有する相手のメールアドレスまたは連絡先に登録している名前から選択

４．権限を選択
　・「すべての詳細を閲覧可能」は閲覧用
　・「編集が可能」は予定の登録・変更を許可する場合に選択

５．「共有」ボタンをクリックして、相手に招待メール（カレンダー(予定表)の共有案内メール）を送信

６．《招待された場合》届いた招待メールを開き、「承諾」を選択
　　※ メール内の「承諾」ボタンを押すと、相手のOutlookにあなたのカレンダー(予定表)が自動で追加されます。

3. メンバーのカレンダー（予定表）をまとめて見る

※メンバーのカレンダー(予定表)を表示するには、あらかじめ相手からカレンダー(予定表)を共有してもらい、自分のカレンダー(予定表)一覧に追加しておく必要があります。

共有されたカレンダー(予定表)は、自分のカレンダー(予定表)と一緒に画面に表示できます。 表示方法は見方は『横並び』と『重ねて表示』の2パターンから好きな方を選べます。

手順：メンバーのカレンダー(予定表)を表示する

1. 画面左側の予定表一覧で、表示したいカレンダー(予定表)をチェック
2. 画面上部の「分割ビュー」をクリック

「分割ビュー」オン：横並びで表示（個別に比較したいとき）

※注意点： 人数が増えると1列の幅が狭くなるため、比較したい数人だけを選択して表示するのがおすすめです。

「分割ビュー」オフ：重ねて表示（空き時間をパッと探したいとき）

4. 予定の空き時間を確認する

■ 無料版（個人用）の場合
共有されたカレンダー(予定表)を重ねて表示させて、予定が入っていない（空いている）時間を目で見て探すのが基本になります。
■ 法人用（Exchange Online）の場合
予定の新規作成画面で参加者を追加すると、「スケジュール アシスタント」機能が全員の空き時間を自動で判定してくれます。わざわざ全員の予定を目視で見比べる必要がありません。

5. ほかの人に予定を登録・編集してもらう

事務担当者やアシスタントが上司のスケジュールを管理する場合、2通りの方法があります。

■ 基本の方法（無料版・法人用 共通）
カレンダー(予定表)を共有する際に共有設定で「編集できる」権限を付与します。相手のカレンダー(予定表)に直接予定を書き込めるようになります。

■ 法人用（Exchange Online）限定の「正式な代理人機能」
単に書き込むだけでなく、「上司の代わりに、アシスタントが会議の招待メールを送る（出欠を代理返答する）」ことができます。招待状には「〇〇が△△の代理で送信」と正しく表示されます。

6. 社内で使う前に決めておきたいルール

使い始めてから『見られたくない予定が見えてしまった！』とならないよう、最初にチーム内でかんたんなルールを決めておくと安心です。

まとめ｜まずは数名の予定共有から

無料の個人用アカウントでも、チーム内での予定共有や共同編集は十分に活用できます！

最初から大人数でやるとカレンダー(予定表)が混み合って見づらくなるため、まずは同じチームの2〜3人など、少人数のグループから試してみるのがおすすめです。

社内の運用ルールや利用環境（個人用か、Exchange Onlineか）に合わせて、無理のない範囲からスケジュール共有を始めてみましょう。