Googleカレンダーを共有して予定管理をラクに！見せたくない予定を「非公開」にする方法も解説

普段、Googleカレンダーで予定を管理していて、
「社内でお互いの予定を確認できるようにしたい」
「打ち合わせの日程を決めるたびに、空いている時間を確認するのが大変…」
と感じることはありませんか？

そんなときに便利なのが、Googleカレンダーの共有機能です。
自分のGoogleカレンダーを仕事仲間や家族などと共有しておけば、お互いの予定をカレンダー上で確認できます。

でも、「仕事の予定は共有したいけれど、プライベートの予定まで見られるのはちょっと…」と思う方もいるのではないでしょうか？
Googleカレンダーでは、カレンダーを共有しながら、見せたくない予定だけを「非公開」にすることもできます。

今回は、Googleカレンダーを他の人と共有する方法と、予定を非公開にする方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

Googleカレンダーを使っていて、社内やチームでスケジュールを共有したい方
Googleカレンダーで打ち合わせの日程調整をラクにしたい方
カレンダーを共有したいけど、予定の内容までは見せたくない方

Googleカレンダーを共有すると何が便利？

Googleカレンダーを共有すると、共有した相手の予定を自分のカレンダーと重ねて確認できます。

例えば、社内でカレンダーを共有しておけば、「○○さん、明日の午後は空いていますか？」と一人ひとり確認しなくても、カレンダーを見ながら予定を調整できます。

また、Googleカレンダーでは、共有する相手ごとに「どこまで見せるか」を設定することもできます。

※会社や学校などでGoogle Workspaceを利用している場合、管理者の設定によってカレンダーの共有範囲や選択できる権限が制限されていることがあります。共有できない場合は、管理者にお問い合わせください。

Googleカレンダーは複数作成できる

Googleカレンダーでは、1つのアカウントの中に複数のカレンダーを作成できます。
例えば、「仕事用」「プライベート用」など、用途に合わせてカレンダーを分けて予定を管理することができます。

さらに、カレンダーごとに共有する相手や権限を設定できるため、「仕事用のカレンダーだけ社内メンバーと共有する」といった使い方も可能です。

今回は、作成済みのカレンダーを他の人と共有する方法をご紹介します。

Googleカレンダーを共有する方法

STEP1：Googleカレンダーの共有設定を開く

まず、パソコンでGoogleカレンダーを開きます。

画面左側の「マイカレンダー」にある、共有したいカレンダーにマウスを合わせ、右側に表示される「︙」をクリックします。

「設定と共有」を選択します。

STEP2：共有したい相手を追加する

設定画面を開いたら、「共有する相手」の項目の「＋ユーザーやグループを追加」をクリックします。

共有したい相手のメールアドレスを入力します。

STEP3：共有する範囲を設定する

ここで大切なのが、相手にどこまでカレンダーを見せるかという設定です。

Googleカレンダーでは、共有相手に与える権限を選択できます。

権限	共有相手ができること
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）	予定が入っている時間だけ確認できます。予定のタイトルや内容は表示されません。
予定の詳細表示	予定のタイトルや時間、場所などの詳細を確認できます。
変更（限定公開の予定を予定の有無として表示）ができます	非公開でない予定を編集できます。非公開の予定の詳細は表示されず、編集もできません。
すべての予定の詳細の変更や表示ができます	予定の詳細を編集できるほか、予定を共有しているユーザーを確認できます。
予定の変更および共有の管理	予定の追加・変更だけでなく、カレンダーの共有設定も変更できます。

参考：Googleカレンダーヘルプ「共有相手がカレンダーでできることを選択する」

例えば、社内で「打ち合わせできる時間が分かればOK」という場合は、「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」にしておけば、予定の内容を見せずに空き時間を共有できます。
一方、チーム内でお互いの予定を確認したい場合は、「予定の詳細表示」が便利です。

予定の変更や共有設定までできる権限もあるため、相手に必要な範囲だけ権限を設定するようにしましょう。

権限を設定したら「送信」をクリックします。

設定画面では「共有する相手」に追加され、共有した相手にはカレンダーが見えるようになっています。

見られたくない予定は「非公開」にできる！

仕事の予定は共有したいけど、プライベートな予定の内容までは見られたくないときは、予定ごとに「非公開」を設定できます。

非公開にしたい予定をGoogleカレンダーで開き、予定の編集画面にある公開設定から「非公開」を選択します。

例えば、自分のカレンダーには「14:00　歯医者」と登録していても、共有相手には予定の内容を表示せず、「予定あり」として見せることができます。

「非公開」にしても、権限によっては詳細が見えるので注意！

ここで注意したいのが、「非公開」にすれば、共有しているすべての人から予定の内容が見えなくなるわけではないという点です。

Googleカレンダーでは、共有相手に設定している権限によって、非公開の予定の見え方が異なります。

「予定の詳細表示」「変更（限定公開の予定を予定の有無として表示）ができます」の権限を持つ相手には、非公開にした予定の詳細は表示されず、予定が入っていることだけが分かります。
一方で、「すべての予定の詳細の変更や表示ができます」「予定の変更および共有の管理」の権限を持っている相手などには、非公開に設定した予定の詳細も表示されます。

「非公開にしたから誰にも内容は見えない」と思い込まず、カレンダーを誰と共有しているか、どの権限を設定しているかもあわせて確認しておきましょう。