「PDFでもらった資料の表を、Excelで編集したい…」
「表をコピーしてExcelに貼り付けたら、レイアウトがぐちゃぐちゃになってしまった…」
そんな経験はありませんか？
PDFの表をExcelで使いたいとき、数字や文字を一つひとつコピー＆ペーストしていると、意外と時間がかかりますよね。
実は、ExcelにはPDFの表を直接読み込める便利な機能があります！今回は、PDFにある表をExcelへ取り込む方法をご紹介します。
この方法をおすすめしたい方
- PDFでもらった資料をExcelで集計したい方
- PDFの表をひとつずつコピー＆ペーストしている方
- 請求書や報告書などの表をExcelで再利用したい方
- PDFからExcelへの転記作業を少しでも減らしたい方
- 生成AIにアップロードできない資料をExcelで再利用したい方
「PDFの数字を見ながらExcelに入力していた！」という方は、ぜひ一度試してみてください。
大まかなSTEPはたったの3つ！
PDFを選択 → 取り込みたい表を選択 → Excelに読み込み
基本的な流れは、たったこれだけです。
※本記事では、Windows版のExcel2024を使用して操作しています。「PDFから」のデータ取り込みは、ExcelのバージョンやOSによって利用できない場合があります。Mac版Excelでは、PDFからの取り込みには対応していません。
STEP 1：ExcelからPDFファイルを選択する
まずExcelを開きます。
上部のメニューから、
「データ」→「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」
の順番にクリックします。
ファイルを選択する画面が表示されたら、Excelに取り込みたいPDFファイルを選択して「インポート」をクリックします。
STEP 2：取り込みたい「表」を選ぶ
「ナビゲーター」という画面が表示されます。ここには、ExcelがPDF内から見つけた表などが一覧で表示されます。
一覧から項目をクリックすると、右側に内容のプレビューが表示されます。
プレビューで確認しながら、Excelで使いたい表を選択します。
表が複数ある場合は？
PDF内に複数の表が含まれている場合、「Table001」「Table002」など、複数の候補が表示されます。名前だけではどの表なのか分かりにくいので、右側に表示されるプレビューを確認しながら選ぶのがおすすめです。
STEP 3：「読み込み」をクリック
取り込みたい表を選択したら、画面右下の「読み込み」をクリックします。
PDFにあった表が、Excelの表として読み込まれます。
文字や数字がセルごとに入っているので、そのままExcel上で編集したり、計算に使ったりできます。これなら、PDFを横に開いて数字をひとつずつコピペする必要がありません。
うまく取り込めないPDFもあります
ExcelのPDF取り込み機能は便利ですが、すべてのPDFを読み込めるわけではありません。実際にいくつかのPDFで試してみたところ、次のようなPDFではうまく取り込むことができませんでした。
- 編集を制限するパスワードが設定されたPDF
- テキストを読めなくしてあるPDF
- スクリーンショットなど、画像をPDFにしたもの
特に注意したいのが、文字や表が画像として保存されているPDFです。
Excelなどで作成したPDFには、通常、文字や数字がテキストデータとして保存されています。一方、紙の資料をスキャンしたPDFや、スクリーンショットをPDFにしたものは、文字や数字が画像として保存され、テキストデータが含まれていない場合があります。
このようなPDFでは、Excelが表を認識できず、うまく取り込めないことがあります。
「PDFから」を選択しても目的の表が表示されない場合は、PDFに設定されている制限や、文字・表が画像として保存されていないかを確認してみましょう。
PDFや画像を生成AIに読み込ませる方法も
PDFのデータをExcelで使えるようにする方法としては、ChatGPTなどの生成AIを活用する方法もあります。
たとえば、PDFの表をスクリーンショットにして生成AIに読み込ませ、「この画像の表をExcelに貼り付けられる形式にしてください」と依頼すれば、画像に写っている文字や数字を読み取り、表形式に整理してもらえる場合があります。
ただし、生成AIに資料をアップロードする場合は注意が必要です。顧客情報や社外秘の情報などが含まれている場合は、会社のルールを確認したうえで利用しましょう。
また、生成AIによる読み取りに関しても、数字や文字を誤って認識する可能性もあります。Excelに取り込んだ後は、必ず元のPDFと見比べて内容を確認してください。
Excelの機能を使うメリットは？
「生成AIで読み取れるなら、最初から生成AIを使えばいいのでは？」と思う方もいるかもしれません。
Excelの標準機能を使うメリットのひとつは、PDFのデータを生成AIへアップロードせずに作業できることです。
顧客情報や社内資料など、外部サービスへのアップロードに注意が必要なデータを扱う場合にも、Excel上で作業を完結できます。
そのため、表として認識できるPDFはまずExcelの標準機能で取り込み、うまく読み込めない場合は生成AIを活用するなど、データの内容やPDFの種類に応じて使い分けるのがおすすめです。
まとめ
「今まで全部手入力していた…」という方は、こうしたExcelの標準機能を知っているだけでも、日々の作業を少しラクにできるかもしれません。
まずはお手元にあるPDFで、ぜひ一度試してみてください！
